Perfil do cliente: Dokotela
- Tipo: plataforma de serviços de saúde mental por telessaúde
- Modelo de atendimento: ampla rede de especialistas independentes em saúde mental, viabilizada por uma plataforma digital
- Indicadores de escala: 25 mil atendimentos intermediados; 12 mil vidas alcançadas
- Contexto de documentação: os especialistas podem usar software de transcrição para apoiar a qualidade das cartas sobre o tratamento e da documentação relacionada
O desafio: documentação clínica que acompanhe a escala da telessaúde
No atendimento de saúde mental por telessaúde, o problema da documentação raramente é “só” a transcrição. As notas costumam precisar registrar:
- a história subjetiva e o contexto, com suas nuances
- as impressões clínicas e os detalhes relevantes para a avaliação de risco
- um plano claro, o seguimento e as orientações ao paciente
- uma formatação consistente entre os profissionais, para a qualidade interna e as exigências posteriores
A Dokotela também sinalizou um foco contínuo em melhorias operacionais e em “tecnologia de escriba com IA que vai economizar tempo na documentação”.
Com volumes maiores de atendimentos, os problemas de documentação se acumulam rapidamente:
- os registros são concluídos com atraso
- o estilo das notas varia de um profissional para outro
- os profissionais perdem tempo fora do horário de trabalho
- o controle de qualidade e a supervisão clínica ficam mais difíceis
As evidências sobre escribas com IA (em inglês) em geral sugerem que eles podem melhorar a eficiência da documentação e o fluxo de trabalho dos profissionais de saúde, mas que os resultados variam bastante conforme a tecnologia escolhida e a forma de implementação.
O que a Dokotela avaliou
“Avaliamos várias opções. A Twofold se destacou porque se encaixava nos fluxos de telessaúde, gerava notas estruturadas rapidamente e exigia configuração mínima.”
- Dr. Zelko Mustac, fundador e psiquiatra da Dokotela (perfil no LinkedIn (em inglês))
A avaliação da Dokotela se concentrou no que costuma determinar se um escriba com IA realmente funciona nas operações clínicas do dia a dia:
1. Precisão em saúde mental e no acompanhamento longitudinal
A transcrição genérica ou a IA de uso geral muitas vezes produz um resultado que exige muita edição para dar conta das nuances da saúde comportamental. A Twofold se apresenta como feita especificamente para a documentação de terapia e saúde mental e oferece formatos comumente usados nesses contextos.
2. Rapidez para chegar a um primeiro rascunho utilizável
Um escriba com IA precisa entregar um rascunho bem estruturado rápido o suficiente para permitir concluir a nota no mesmo dia. A Twofold informa que gera notas em menos de 30 segundos.
3. Suporte a fluxos pensados primeiro para a telessaúde
O modelo da Dokotela depende da telessaúde. A Twofold foi projetada para captar conversas clínicas tanto em fluxos presenciais quanto de telessaúde.
4. Flexibilidade quanto ao prontuário eletrônico, sem trabalho pesado de integração
Ambientes com vários profissionais costumam envolver diferentes sistemas e fluxos de trabalho. A Twofold enfatiza um caminho simples para a adoção, sem a sobrecarga de uma integração complexa: “copie a nota e cole no prontuário que você já usa”, qualquer que seja o sistema. Esse fluxo não depende de integração nativa.
5. Privacidade, segurança e implantação segura
A Twofold destaca controles de privacidade, como criptografia e controles de exclusão, oferece informações sobre a documentação contratual aplicável mediante contato e afirma que o áudio é processado em tempo real e não é armazenado.
6. Padronização para equipes
Com a escala da Dokotela, a consistência da documentação entre os profissionais faz diferença. As funcionalidades de fluxo de trabalho em equipe da Twofold se concentram em modelos compartilhados e permissões por função.
Por que a Dokotela escolheu a Twofold
“A Twofold nos ajudou a reduzir o tempo de documentação de forma significativa e melhorou a consistência entre os profissionais. Ela permite que nossos profissionais se concentrem nos pacientes, e não na papelada”
Kim Daly, gerente de integração de profissionais e de projetos da Dokotela
A Dokotela escolheu a Twofold porque ela se ajustava à realidade operacional de um serviço de telessaúde em escala:
A Twofold atendeu aos requisitos da Dokotela nos critérios que mais pesam na busca pelos “melhores escribas com IA”
Notas rápidas e estruturadas (não transcrições brutas)
A Twofold se propõe a gerar rapidamente notas clínicas estruturadas incluindo SOAP (Subjetivo, Objetivo, Avaliação e Plano) e outros formatos, com modelos e personalização.
Feita para a documentação em saúde mental
A Twofold se apresenta explicitamente como pensada para terapeutas, profissionais de saúde mental e demais profissionais de saúde, e não como uma ferramenta de transcrição médica genérica adaptada para a saúde comportamental.
Atendimentos por telessaúde e presenciais
A Twofold atende sessões presenciais e por telessaúde, com flexibilidade de dispositivo (celular ou computador).
Fluxo que funciona com qualquer prontuário eletrônico
A Twofold enfatiza que os profissionais podem copiar a nota finalizada e colar em qualquer prontuário eletrônico em segundos, o que permite uma implantação rápida, sem um longo ciclo de integração.
Privacidade em primeiro lugar para equipes clínicas
A Twofold destaca controles como criptografia, materiais sobre consentimento, controles de exclusão e processamento do áudio em tempo real. Para o contexto brasileiro, veja nosso guia sobre LGPD e conselhos profissionais.
Padronização da equipe
As funcionalidades para equipes da Twofold se concentram em modelos centralizados e permissões por função, para manter a documentação de vários profissionais consistente e de acordo com os padrões definidos pela equipe.
Abordagem de implantação: como a Dokotela implementou a Twofold em escala
A Dokotela implantou a Twofold ao longo de várias semanas, começando por um pequeno grupo piloto e depois ampliando em fases para garantir a qualidade das notas, a consistência dos modelos e a confiança dos profissionais. Em poucas semanas, a Twofold estava padronizada e implantada para 50 profissionais de saúde (número que continua crescendo), com o apoio de modelos compartilhados, fluxos de trabalho simplificados e controles prontos para equipes, que tornaram a adoção previsível e replicável.
Abaixo está uma estrutura de implantação que se ajusta às limitações das operações de telessaúde e é coerente com as boas práticas de implementação (em inglês) publicadas para escribas com IA (consentimento, treinamento e controles de qualidade).
Fase 1: piloto com um pequeno grupo de profissionais
- Selecionar um conjunto representativo de tipos de atendimento (avaliações iniciais, retornos, sessões de terapia)
- Configurar os modelos de nota conforme a necessidade: SOAP, DAP (Dados, Avaliação e Plano), BIRP (Comportamento, Intervenção, Resposta e Plano) e formatos de evolução
- Estabelecer um padrão claro de “revisar e assinar” (a IA produz um rascunho; o profissional finaliza)
Fase 2: padronizar os modelos para ter consistência
- Criar modelos compartilhados e instruções de nota para uma estrutura consistente entre os profissionais
- Definir os elementos obrigatórios (por exemplo: clareza da avaliação, especificidade do plano, tarefas de seguimento)
Fase 3: consentimento e preparo operacional
- Garantir que o texto de consentimento apresentado aos pacientes seja claro sobre as ferramentas de transcrição (a Dokotela já informa que os especialistas podem usar software de transcrição).
- Oferecer um treinamento rápido para começar e um caminho simples para resolver problemas
(um treinamento curto é um acelerador comum da adoção em grandes implantações).
Fase 4: expandir para todos os profissionais com controles de equipe
- Levar a implantação à rede mais ampla de profissionais
- Usar permissões por função e modelos compartilhados quando adequado
- Acompanhar semanalmente os sinais de adoção e de qualidade (veja as métricas abaixo)
Resultados e valor entregue
Conclusão mais rápida das notas e menos registros fora do horário
Com a Twofold gerando rascunhos estruturados rapidamente, os profissionais passaram menos tempo transformando os detalhes da sessão em documentação finalizada. Isso reduziu a pressão de registrar tudo no fim do dia e tornou a conclusão no mesmo dia mais viável para uma parcela maior dos atendimentos.
- O tempo mediano para finalizar uma nota caiu entre 20% e 30% depois do período de estabilização de cada profissional, entre a 2ª e a 4ª semana.
Documentação mais consistente entre os profissionais
À medida que a implantação cresceu, a Dokotela usou modelos padronizados e uma estrutura compartilhada para reduzir a variação entre os profissionais, melhorando a legibilidade e facilitando a gestão dos fluxos de controle de qualidade e supervisão clínica.
- A conclusão dos registros no mesmo dia aumentou entre 15 e 25 pontos percentuais durante o período de implantação.
Menos atrito operacional para expandir além do primeiro grupo
Como o fluxo de trabalho da Twofold foi pensado para se encaixar nos hábitos e sistemas de documentação já existentes, a Dokotela conseguiu integrar novos profissionais com um processo replicável, em vez de reinventar a configuração para cada um.
- Os profissionais relataram economizar de 2 a 4 horas por semana na documentação depois que os modelos foram padronizados.
Conclusão
Ao longo de várias semanas, a Dokotela implantou a Twofold para 50 profissionais de saúde, número que continua crescendo, e transformou a documentação clínica em um fluxo de trabalho escalável e padronizado. O resultado foi uma conclusão mais rápida das notas, uma documentação mais consistente entre os profissionais e um modelo de implantação replicável, que sustenta o crescimento contínuo. Para equipes que avaliam opções de escriba médico com IA, a implementação da Dokotela mostra o que mais importa em escala: a qualidade das notas estruturadas, fluxos prontos para a telessaúde, modelos para equipes e uma adoção com pouco atrito.